Privacy verklaring

PRIVACY VERKLARING D.D. 16 APRIL 2025

Privacy beleid van Heemsteedse Zwem- en Poloclub H.P.C, hierna genoemd HPC.

  • Dit Privacy beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die HPC verwerkt van haar leden, donateurs, deelnemers of andere geïnteresseerden.
  • Indien je lid wordt van HPC of om een andere reden persoonsgegevens aan HPC verstrekt geef je uitdrukkelijk toestemming om je persoonsgegevens in lijn met dit Privacy beleid te verwerken.
  • Wij adviseren je om het Privacy beleid door te lezen en te bewaren voor je eigen administratie.

1.VERANTWOORDELIJKE

1.1. Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:

Heemsteedse Zwem- en Poloclub H.P.C. geregistreerd bij de KvK onder nummer 40594862.

2. GEGEVENSVERWERKING EN DOEL

2.1. In het kader van het lidmaatschap worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

  1. Naam, adres, postcode en woonplaats;
  2. Email;
  3. Telefoonnummer;
  4. Geslacht;
  5. Geboortedatum;
  6. Gewenste sport;
  7. Aantal uren per week;
  8. Lidmaatschap;
  9. IBAN-rekeningnummer en IBAN Rekeninghouder.

2.2. In het kader van aanmelding voor bijzondere evenementen worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

  1. Naam, adres, postcode en woonplaats;
  2. Email adres ouders;
  3. Telefoonnummer ouders;
  4. Geslacht;
  5. Geboortedatum;
  6. Gewenste sport
  7. Maat T-shirt;
  8. Medische bijzonderheden;
  9. Voedingsvoorschriften / diëten.

2.3. HPC verwerkt de in sub 2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  1. je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres wordt gebruikt voor contact over het lidmaatschap en de eventuele opzegging daarvan, aan- en afmelden t.b.v. certificeringen van 3e instanties,
  2. voor de verstrekking van de door jou aangevraagde informatie of het afhandelen van de van jou verkregen informatie, naam, adresgegevens en telefoonnummer wordt gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over diensten en activiteiten van HPC
  3. je naam en IBAN-rekeningnummer wordt gebruikt om betalingen van het lidmaatschapsgeld, cursussen, trainingen, bestellingen en afgenomen diensten af te wikkelen.
  4. Je naam en telefoonnummer wordt tot uiterlijk een jaar na afloop van de overeenkomst gebruikt om je te vragen naar je ervaringen met HPC en je te informeren over de ontwikkelingen van HPC.
  5. E-mail berichtgeving (opt-out): HPC gebruikt je naam en e-mailadres om je haar e-mail nieuwsbrief met informatie over activiteiten, diensten en andere interessante informatie over het lidmaatschap van HPC te sturen. Afmelding voor deze mailing is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de mailing.

2.4. HPC verwerkt de in sub 2.2 genoemde persoonsgegevens voor registratie als deelnemer aan het evenement. Classificatie: Intern

2.5. HPC verwerkt de in sub 2.2 h genoemde bijzondere persoonsgegevens uitsluitend om de veiligheid van de deelnemer te waarborgen. Deze gegevens worden direct na het evenement vernietigd.

3. BEWAARTERMIJNEN

3.1. HPC verwerkt en bewaart je persoonsgegevens ten behoeve van het lidmaatschap gedurende de duur van je lidmaatschap en tot maximaal een jaar na afloop van dit lidmaatschap tenzij anders door u is aangegeven op het Privacy toestemmingsformulier. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.

3.2. Voor gegevens aangaande de facturatie geldt een wettelijk bepaalde bewaartermijn van 7 jaar.

3.3. HPC verwerkt en bewaart je persoonsgegevens voor een bijzonder evenement voor de duur van het evenement. Aansluitend worden de gegevens vernietigd met uitzondering van naam en email-adres als daar specifiek toestemming voor is gegeven.

4. BEVEILIGINGSMAATREGELEN EN VERWERKERS

4.1. Ter bescherming van je persoonsgegevens heeft HPC passende technische en organisatorische maatregelen getroffen.

4.2. Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt HPC gebruik van diensten van derden, de zogenaamde verwerkers. Met deze verwerker is een overeenkomst afgesloten of er wordt er gebruik gemaakt van de overkoepelende afspraken die vanuit de KNZB met de verwerker zijn gemaakt.

De verwerkers waarmee wij samenwerken:

  • Koninklijke Nederlandse Zwem Bond; als overkoepelende sportbond/organisatie waarbij onze vereniging is aangesloten.
  • Nederlandse Triatlon Bond; als overkoepelende sportbond waarbij onze vereniging is aangesloten;
  • Sportlink Services BV; De door de KNZB (verplicht te gebruiken) beschikbaar gestelde administratiesoftware voor leden van de zwemvereniging;
  • Gemeente Heemstede; Ter verkrijging van de subsidie op contributie.

5. INZAGERECHT, VERWIJDERING, VRAGEN OF KLACHTEN

5.1. Via het secretariaat van HPC kan een verzoek in worden gediend om je persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. HPC zal je verzoek in behandeling nemen en je, binnen een maand na ontvangst hierover informeren.

5.2. Indien je bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kan je eveneens contact opnemen met het secretariaat.

5.3. Indien je klachten hebt over de wijze waarop HPC. je persoonsgegevens verwerkt of je verzoeken behandelt, kan je contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming.

5.4. Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacy beleid kunnen worden gericht aan het secretariaat.

6. BEELDMATERIAAL

6.1. Tijdens de trainingen en wedstrijden kunnen foto’s en filmopnames gemaakt worden waarop de leden te zien zijn. Ook tijdens de overige activiteiten van HPC, of activiteiten waaraan HPC deelneemt of meewerkt, kan beeldmateriaal gemaakt worden waarop kinderen en volwassenen mogelijk herkenbaar te zien zijn.

6.2. Deze foto’s en beelden zullen door de vereniging alleen geplaatst of gepubliceerd worden als we daar voor het plaatsen schriftelijk toestemming voor hebben gekregen.

7. WIJZIGINGEN

7.1. Dit Privacy beleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de website van HPC bekend gemaakt. Wij adviseren je om regelmatig het Privacy beleid te bekijken.

Vastgesteld tijdens de Algemene Ledenvergadering d.d. 16 april 2025