Huishoudelijk reglement

HUISHOUDELIJK  REGLEMENT

HEEMSTEEDSE ZWEM- EN POLOCLUB H.P.C

Artikel 1, algemene bepalingen

1. De vereniging genaamd HEEMSTEEDSE ZWEM- EN POLOCLUB H.P.C, hierna te noemen “de vereniging” is bij notariële akte opgericht op zes oktober negentienhonderd zestien en is gevestigd te Heemstede.
2. Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging, zoals deze (laatstelijk zijn gewijzigd en geheel opnieuw) zijn vastgesteld tijdens de ALV op 16 april 2025.
3. De vereniging bezit volledige
4. De vereniging is ingeschreven in het verenigingen register dat gehouden wordt bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40.59.48.62
5. De vereniging is aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse

Artikel 2, leden

1. De leden bestaan uit:
   • junioren
   • senioren
   • leden van verdienste
   • ereleden
2. Junioren zijn die leden die de leeftijd van zestien jaar nog niet hebben
3. Senioren zijn leden van zestien jaar en

Artikel 3, leden van verdienste en ereleden

1. Leden van verdienste zijn zij, die wegens bijzondere verdiensten tegenover de vereniging door het bestuur als zodanig door de algemene vergadering zijn benoemd. Op leden van verdienste rusten geen geldelijke verplichtingen, zij hebben echter wel alle rechten van de
2. Ereleden zijn natuurlijke personen, die zich tegenover de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en op voordracht van het bestuur als zodanig door de algemene vergadering met tenminste 4/5 der geldig uitgebrachte stemmen zijn Op ereleden rusten geen geldelijke verplichtingen, zij hebben echter wel alle rechten van de leden. Met erelid wordt gelijkgesteld degene aan wie de titel “erevoorzitter” is verleend.
3. Degene die zich op bestuurlijk vlak in buitengewone mate heeft ingezet voor de vereniging kan na het aftreden als voorzitter op voorstel van het bestuur tot erevoorzitter worden benoemd door de algemene vergadering met tenminste 4/5 der geldig uitgebrachte stemmen.

Artikel 4, donateurs

1. De vereniging kent naast leden
2. Donateurs zijn die natuurlijke of rechtspersonen die door het bestuur zijn toegelaten en die zich jegens de vereniging verplichten om jaarlijks een door het bestuur vastgestelde bijdrage te storten.
3. Donateurs hebben geen andere rechten en verplichtingen dan die welke hen in of krachtens de statuten en/of reglementen zijn toegekend of opgelegd.
4. De rechten of verplichtingen van donateurs kunnen te allen tijde wederzijds door opzegging worden beëindigd, behoudens dat de jaarlijkse bijdrage voor het lopende boekjaar voor het geheel verschuldigd blijft.
5. Opzegging namens de vereniging geschiedt door het

Artikel 5, het lidmaatschap

1. De aanmelding geschiedt door invulling, dagtekening en ondertekening van een door de secretaris te verstrekken aanmeldingsformulier, waarop de volgende gegevens zijn in te vullen: naam, voornaam (voluit), adres, geboortedatum, telefoonnummer, geslacht, emailadres en rekeningnummer. Voor jeugdleden dient het formulier door de wettelijke vertegenwoordiger ingevuld te worden. Het bestuur kan vorderen, dat de in het formulier verstrekte gegevens door deugdelijke bewijzen worden gestaafd.

2. Het bestuur draagt er zorg voor dat degenen die als lid tot de vereniging wensen te worden toegelaten, worden aangemeld bij de KNZB.
3. Heeft hij/zij binnen een door het bestuur vastgestelde termijn niet aan de verplichtingen voldaan dan vervalt het kandidaat lidmaatschap. Indien hij/zij van de diensten van de vereniging gebruik heeft gemaakt tijdens zijn kandidaat lidmaatschap, dan dient hij/zij zijn financiële verplichtingen na te komen. Restitutie van inschrijfgelden kan nimmer geschieden.
4. Na drie keer proeftrainen dan wel proefzwemmen wordt bij wederzijdse goedkeuring het kandidaat lidmaatschap omgezet naar volledig lidmaatschap.
5. Het lidmaatschap wordt verkregen door een besluit tot toelating door de ledenadministratie en de secretaris namens het bestuur genomen. De secretaris en ledenadministratie kunnen niet eigenmachtig iemand het lidmaatschap weigeren, alsdan beslist het bestuur over het al dan niet toelaten.

Artikel 6, Rechten en plichten van leden

Buiten de verplichtingen, geregeld in artikel 24 van de statuten, hebben alle leden de hierna te noemen rechten en plichten.

1. Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van de statuten, het huishoudelijk reglement en het privacyverklaring te
2. Zij hebben het recht om deel te nemen aan trainingen en
3. Zij hebben het recht om deel te nemen aan debatten en stemmingen in de
4. Zij hebben het recht van vrije toegang tot wedstrijden en bijeenkomsten, voor zover door het bestuur niet anders is
5. Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat

van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend.

6. Zij hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun (email)adres.
7. Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van de
8. Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen en gedragsregels van de vereniging, alsmede van de door het bestuur of door het bestuur aangewezen commissies gegeven richtlijnen, benevens de voorschriften van de KNZB.

Artikel 7, Tuchtrecht en straffen

Tuchtrecht kan worden gesproken door het bestuur over personen binnen het werkgebied van de betreffende sport.

De volgende regels dienen in acht genomen te worden:

1. De trainers of commissie dienen in vergadering bijeen te zijn om het gebeurde te bespreken
2. De trainer of commissie dient het betreffende lid te horen
3. Daarna kunnen de trainers of commissie een oordeel vormen en de strafmaat bepalen. Alvorens dit aan het lid mede te delen dient de beslissing schriftelijk aan de secretaris te worden meegedeeld. Het bestuur reageert binnen 3 werkdagen, waarna de commissie bevoegd is de straf uit te spreken. Beroep van het beschuldigde lid tegen de straf van de commissie kan bij het bestuur. De uitspraak van het bestuur is bindend. Tijdens de beroepstermijn wordt de straf opgeschort. Het bestuur beslist over beroepszaken na trainers, commissie en betreffend lid gehoord te hebben.
4. In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten, dat in strijd is met de wet, dan wel de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad.
5. Straffen opgelegd door de tuchtcommissie van de KNZB, dienen door de leden zelf te worden betaald.
6. Het bestuur is bevoegd om, met inachtneming van het beginsel van hoor en wederhoor, naast een straf welke aan een lid wordt gegeven en door de tuchtcommissie van de KNZB. wordt afgedaan, een bijkomende straf vanuit de vereniging op te leggen.

Artikel 8, Bestuur

1. Het (algemeen) bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en twee algemene bestuursleden, die allen meerderjarig moeten
2. Onder het bestuur valt, onverminderd het bepaalde dienaangaande in de statuten, elders in het huishoudelijk reglement of in andere reglementen:
   1. de algemene leiding van zaken;
   2. de uitvoering van de door de algemene vergadering genomen besluiten;
   3. het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen;
   4. benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam ten behoeve van de vereniging.

3. Het bestuur vergadert tenminste éénmaal per acht weken volgens een vooraf vastgesteld rooster, met uitzondering van de maanden juli en Daarenboven vergadert het bestuur zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie leden van het bestuur zulks wensen.
4. Een oproep voor een vergadering dient minimaal 48 uur voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te zijn, terwijl een vergadering op verzoek van bestuursleden binnen maximaal één week dient te worden belegd.
5. Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. Over personen wordt schriftelijk gestemd, terwijl over zaken mondeling gestemd kan Besluiten worden bij meerderheid van geldige stemmen genomen. Indien bij een stemming over zaken de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Heeft bij een stemming over personen bij de eerste stemming niemand de meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen, dan vindt een herstemming plaats over de personen, die de meeste of zo nodig op één ma de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Bij herstemming beslist het grootste stemmenaantal. Indien bij de herstemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 9, Het dagelijks bestuur

1. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen welke niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging op de eerstvolgende bestuursvergadering mede.
2. Taken van de voorzitter:
   1. geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven;
   2. is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen.
3. Taken van de secretaris:
   1. voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken te bewaren.
   2. heeft het beheer over het archief en is aansprakelijk voor goederen die hem van verenigingswege zijn toevertrouwd;
   3. zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen;
   4. zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen;
4. Taken van de penningmeester:
   1. beheert de gelden van de vereniging;
   2. zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven;
   3. houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven;
   4. voert de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de in de voorgaande leden van dit artikel vermelde taken, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder genoemde taken betrekking hebbende ingekomen stukken te bewaren;

1. brengt in de algemene vergadering verslag uit van de financiële toestand en legt daarbij over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar en een begroting voor het komende

Artikel 10, Bestuursverkiezing

1. Ieder bestuurslid treedt uiterlijk 3 jaar na zijn verkiezing De eerste maal zal dat geschieden volgens het onderstaand rooster:
   1. 1e jaar: penningmeester
   2. 2e jaar: voorzitter en algemeen bestuurslid een
   3. 3e jaar: secretaris en algemeen bestuurslid twee

2. De namen van de aftredende bestuursleden, alsmede van de door het bestuur gestelde kandidaten dienen gepubliceerd te worden in de agenda van de (half)jaarlijkse vergadering waarin de bestuursverkiezing aan de orde
3. Het bestuur draagt een kandidaat bestuurslid voor aan de algemene ledenvergadering.

Artikel 11, Financiële {kas) commissie

1. Conform artikel 14 van de statuten worden door de algemene ledenvergadering de leden van de financiële (kas) commissie benoemd.
2. De financiële (kas) commissie bestaat uit twee leden.
3. De financiële (kas) commissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester, Zij is gehouden tenminste éénmaal per jaar de kas de saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester na te zien. Van de uitkomst van dit onderzoek wordt verslag uitgebracht aan het bestuur en aan de algemene vergadering.
4. Indien de financiële (kas) commissie termen aanwezig acht om de penningmeester te dechargeren zal zij een betreffend voorstel doen aan de algemene vergadering. De kascommissie is bevoegd aan het bestuur voorstellen betreffende het financiële beheer te doen.

Artikel 12, Overige commissies

1. Behoudens de algemene vergadering kunnen de vererngmgsorganen slechts (sub)commissies instellen, de benoeming en ontslag van de leden ervan en de werkwijze van die commissies regelen, voor zover dit ligt binnen het taakgebied van het desbetreffende verenigingsorgaan. Verenigingsorganen zijn onder meer het (afdelings)bestuur, de (afdelings)vergadering en de
2. Er is in principe een vaste commissie, te weten de
3. De benoeming tot lid van een commissie geschiedt, behoudens tussentijds bedanken, voor één jaar of tot de opdracht is volbracht of ingetrokken.
4. Bij het besluit tot instelling van een commissie worden de samenstelling, taak, bevoegdheid en werkwijze van de commissie in een instructie vastgelegd. Deze instructie wordt beschouwd als een onlosmakelijk deel van het huishoudelijk
5. Elke commissie rapporteert tenminste één keer per kalenderjaar over de voortgang van zijn werkzaamheden aan het orgaan, dat de commissie benoemde, tenzij in de instructie anders is bepaald.
6. Een commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter of tenminste twee als de leden van de commissie dit wenselijk achten.

7. Een comm1ss1e is verantwoording schuldig aan het bestuur en de algemene
8. Een commissie dient voor aanvang van activiteiten een begroting in te Zij geven een overzicht van de door hen vast te stellen activiteiten met vermelding van baten en lasten. De begroting dienst vastgesteld te worden door het bestuur van de vereniging en is bindend voor de commissie. Indien enige commissie tussentijds wijziging wil van het toegewezen budget, dan dient de betreffende commissie vroegtijdig schriftelijk en met redenen omkleed het verzoek daartoe aan het bestuur. Het bestuur doet hierover uitspraak, welke bindend is voor de commissie.

Artikel 13, Contributie

1. De leden zijn jaarlijks gehouden tot het betalen van een contributie, die door de algemene vergadering jaarlijks zal worden vastgesteld. Zij kunnen daartoe in categorieën worden ingedeeld, die een verschillende bijdrage betalen.
2. Ereleden en leden van verdienste zijn vrijgesteld van het betalen van
3. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft niettemin de contributie voor het gehele jaar verschuldigd tenzij het bestuur op individuele basis, en mits goed onderbouwd, hiervan afwijkt.
4. Een verenigingsjaar is gelijk aan een seizoen van augustus tot en met

Artikel 14, Ruimtes van de vereniging

1. De vereniging draagt generlei verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden in de door de vereniging gehuurde ruimtes

Artikel 15, Wedstrijden

1. De leden zullen op een door het bestuur te bepalen wijze van hun indeling bij wedstrijden in kennis worden gesteld. Bij verhindering is iedere speler verplicht tenminste 24 uur van tevoren dit onder opgaaf van reden te melden aan het
2. Bij wedstrijden zal zo mogelijk ieder team vergezeld zijn van een trainer, aan te wijzen door de De trainer is de eerstverantwoordelijke voor het gebeuren rond de wedstrijd. Hij rapporteert onregelmatigheden aan het bestuur.
3. De leden zijn in beginsel gehouden tijdens wedstrijden te handelen volgens de aanwijzing van de trainer.
4. Het bestuur is bevoegd namens de vereniging wedstrijden uit te schrijven en de vereniging te doen inschrijven als deelneemster aan door andere personen georganiseerde wedstrijden, waarvoor door de KNZB toestemming is verleend.

Artikel 16, Aansprakelijkheid van de leden

1. Ieder der leden is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.
2. Voor de kosten die gepaard gaan met de afdoening van strafzaken d. door de

K.N.Z.B. kunnen de leden niet aansprakelijk worden gesteld.

Artikel 17, Representatie

Bij onderstaande gebeurtenissen worden namens de vereniging, indien de secretaris hiervan tijdig kennis heeft kunnen nemen, door het bestuur te bepalen attenties verstrekt:

1. bij het 12 ½, 25-, 40- of 50-jarige verenigingsjubileum van een lid;
2. overige representaties en attenties te bepalen door het

Artikel 18, De nieuwsbrief

De nieuwsbrief wordt 4 keer per seizoen verspreidt via mail. De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen mogen het belang van de vereniging in het algemeen niet schaden. Het bestuur verantwoordelijk voor het samenstellen, verschijnen en verspreiden van de nieuwsbrief.

Artikel 19, Sponsoring

Het bestuur kan richtlijnen opstellen voor het aangaan van sponsorcontracten.

Artikel 20, Wijziging van het huishoudelijk reglement

1. Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de algemene ledenvergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat daar wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet tenminste 14 dagen bedragen.
2. Tenminste 14 dagen voor de vergadering wordt gehouden, moet een afschrift van het voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, via de email aan de leden ter inzage gelegd worden tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden. Bovendien wordt de voorgestelde wijziging van het huishoudelijk reglement tenminste 14 dagen voor de vergadering in de nieuwsbrief gepubliceerd en/of een afschrift hiervan aan alle leden toegezonden.
3. Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft tenminste 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen tijdens de algemene ledenvergadering waarin tenminste de helft van het totaal aantal leden aanwezig Indien dit quorum niet wordt behaald,      wordt binnen  4                weken   daarna    een tweede vergadering bijeengeroepen en gehouden waarin over dat voorstel, ongeacht het aantal aanwezige leden, een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement wordt genomen, met een meerderheid van twee derde van de uitgebrachte geldige stemmen.

Artikel 21, Orde

1. Alle leden moeten daar, waar zij aanwezig zijn als lid, zich ordelijk
2. Leden die zich wanordelijk gedragen kunnen in de vergaderzaal door de voorzitter en elders door elk bestuurslid het verblijf aldaar worden ontzegd.

Artikel 22, Disciplinaire maatregelen

1. Het bestuur heeft de bevoegdheid om leden en juniorleden voor een bepaalde tijd te schorsen, te beboeten of uit te sluiten van deelname aan Tijdens deze schorsingsperiode of uitsluiting heeft men het recht zich te verweren en de plicht contributie te betalen. Van een schorsingsbesluit kan de geschorste, bij voorkeur schriftelijk, in beroep komen bij de algemene vergadering.
2. Het bestuur is bevoegd tot het schorsen met een maximale duur van 12 maanden.

3. Indien een lid door de KNZB wordt geschorst middels een tuchtzaak, dan wordt die schorsing door de vereniging onmiddellijk overgenomen en moeten de daaruit voortvloeiende boetes door het geschorste lid worden voldaan c.q. deze worden op het geschorste lid verhaald.
4. Bij wanbetaling, wangedrag en schade welke de belangen van de vereniging en/of KNZB betreffen, kan de vervallenverklaring van het lidmaatschap worden uitgesproken (royement).
5. Bij wangedrag, hinderen en het gebruik van onbehoorlijke taal tijdens wedstrijden en/of trainingen, kan het bestuur leden voor maximaal 2 weken uitsluiten in de vorm van een niet toelaten tot trainingen, wedstrijden
6. Bij herhalend wangedrag kan het bestuur overgaan tot royement van het lid. Hierover zal het bestuur verslag doen tijdens de algemene
7. Indien een lid het niet eens is met een waarschuwing, schorsing of royement kan een onafhankelijke persoon aangesteld worden die zal oordelen over het geschil.
8. Bij het niet nakomen van het betalen van een, door de KNZB opgelegde boete, heeft het bestuur het recht het betreffende lid (leden) te schorsen q. uit te sluiten van deelname aan enige activiteit tot het lid (leden) aan de verplichtingen heeft voldaan.
9. Indien bij boeteoplegging sprake is van een kennelijke hardheid kan het betreffende lid daartegen in verweer komen bij het bestuur. Dit kan tot uiterlijk 14 dagen nadat het lid schriftelijk kennis heeft kunnen nemen van de hem opgelegde

Artikel 23, Slotbepalingen

1. Ieder lid en verenigingsorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen en bijlagen van dit
2. Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden.

Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden in werking 14 dagen na het waarin de tekst dan wel een verwijzing naar de plek op de website waar de tekst van het reglement is opgenomen.

Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering d.d. 16 april 2025

BIJLAGE 1 Omgangsregels 

Het bestuur van HPC Heemstede vindt afspraken over de manier van omgaan met elkaar belangrijk, omdat iedereen zich prettig en veilig moet kunnen voelen binnen onze vereniging. Dit kan alleen als wij iedereen in zijn/haar waarde laten en elkaar met respect behandelen. Dit betekent dat wij in onze vereniging alle vormen van ongelijkwaardige behandeling zoals pesten, machtsmisbruik, discriminerende, racistische, seksistische of (seksueel) intimiderende gedragingen of opmerkingen, of het hiertoe aanzetten, ontoelaatbaar vinden.

Wij, als bestuur, vragen van alle trainers, coaches, kinderen, ouders of andere betrokkenen dat zij meewerken aan het naleven van de volgende omgangsregels:

• Accepteer en respecteer de ander zoals hij is en discrimineer niet. Iedereen telt mee binnen de vereniging
• Houd rekening met de grenzen die de ander aangeeft. Val de ander niet lastig
• Berokken de ander geen schade
• Maak op geen enkele wijze misbruik van je machtspositie
• Scheld niet en maak geen gemene grappen of opmerkingen over anderen. Negeer de ander niet
• Doe niet aan pesten, uitlachen en roddelen Vecht niet en gebruik geen geweld.
• Bedreig de ander niet
• Kom niet ongewenst dichtbij en raak de ander niet tegen zijn of haar wil aan. Geef de ander geen ongewenste seksueel getinte aandacht
• Stel geen ongepaste vragen en maak geen ongewenste opmerkingen over iemands persoonlijke leven of uiterlijk.
• Als iemand je hindert of lastig valt, vraag hem/haar daarmee te stoppen. Als dat niet helpt vraag dan een ander om hulp.
• Help anderen om zich ook aan deze afspraken te houden en spreek degene die zich daar niet aan houdt er op aan en meldt dit zo nodig bij het bestuur of de vertrouwenspersoon.

BIJLAGE 2 Vertrouwenspersoon